12 razões para preferir Outlook e não o Gmail no trabalho

12 razões para preferir Outlook e não o Gmail no trabalho

1.Integração no correio eletrónico, calendário e contactos: Configure reuniões, encontre mais informações sobre um contacto, participe em chamadas de conferência ou entre em reuniões online: o Outlook é o centro de comunicações. A experiência consistente da caixa A Receber permite-lhe realizar tarefas sem ter de se preocupar muito. O Gmail tenta com frequência uma nova experiência (por exemplo, nova opção para compor ou nova caixa A Receber) que acaba por complicar um pouco mais.

2.Acesso ao correio eletrónico em offline: Os clientes querem trabalhar no correio eletrónico sem se preocupar se estão ligados à Internet. Num avião, a atividade favorita relacionada com o trabalho é limpar a acumulação de mensagens não processadas. Com o Outlook, o correio eletrónico é automaticamente enviado assim que estiver ligado novamente. Com o Gmail offline, só pode aceder às mensagens de correio eletrónico do mês anterior quando não existe nenhuma ligação à Internet e só pode aceder ao correio eletrónico offline nos browsers Chrome e Safari.

3.Organize o correio eletrónico como preferir: Nem todos os utilizadores trabalham da mesma forma. Alguns ordenam e criam pastas. Alguns gostam de fazer procuras no correio eletrónico, outros gostam de procurar correio eletrónico em pastas personalizadas. As pastas no Outlook permitem todas estas opções. No Gmail, está limitado à utilização de etiquetas para organizar o correio eletrónico.

4.Categorize os itens de correio eletrónico para se manter organizado: Com o Outlook, pode atribuir categorias a um item (por exemplo, mensagem, compromisso, tarefa, etc.) e atribuir múltiplas categorias para o classificar em mais categorias. Pode ver como gasta o seu tempo nos eventos com codificação por cores no seu calendário. A incapacidade de associar cores a diferentes itens no correio eletrónico no Google é uma desvantagem para muitos.

5.Múltiplas formas de encontrar mensagens de correio eletrónico: Os utilizadores precisam de múltiplas formas de encontrar as suas mensagens de correio eletrónico. No Outlook, ordenar o correio eletrónico por data, tamanho, horas e locais delimitados para fazer procuras são sempre formas de encontrar uma mensagem de correio eletrónico. Com o Gmail, não pode ordenar as mensagens de correio eletrónico por tamanho, data ou remetente; está limitado a apenas uma opção: procurar!

6.Sinalize e altere a importância das mensagens de correio eletrónico: O Outlook facilita a sinalização de correio eletrónico para atrair rapidamente a atenção. A falta de um “sinal de exclamação vermelho” no Gmail deixa os utilizadores confusos pois não sabem quais as mensagens de correio eletrónico mais importantes.

7.Defina as regras para minimizar a confusão nas mensagens de correio eletrónico: Continuamos a fazer progressos na gestão da carga de trabalho na caixa A Receber. Alguns utilizadores configuram regras para mover itens para várias pastas e atribuir categorias para se manterem organizados. O Gmail tem a capacidade de filtro, mas o que pode fazer após a filtragem dessas mensagens de correio eletrónico é limitado.

8.Informações importantes de contacto: Os cartões de contacto no Outlook fornecem informações importantes. Uma fotografia ajuda a associar os rostos aos nomes. A informação de “Presença” mostra o estado do utilizador: se está ocupado, offline, etc. Pode iniciar uma conversação com o contacto, agendar um compromisso, fazer uma rápida chamada telefónica ou começar uma conferência online. E, ao contrário do Gmail, o cartão de contacto no Outlook também inclui o cargo, o departamento e a localização.

9.Agendamento fácil de salas de reunião: O Outlook permite-lhe agendar recursos como salas de reunião e projetores adicionando-os como um recurso à sua reunião. A experiência de agendar recursos para reuniões com o Gmail é um processo pesado e de múltiplos passos que envolve calendários principais e secundários.

10.Sugestões para correio: As sugestões para correio no Outlook impedem que envie correio com erros para grandes listas de distribuição. À medida que compõe a sua mensagem de correio eletrónico, surge uma janela de pop-up a avisar que poderá estar a enviar correio para uma grande lista de distribuição. O Gmail não o avisa quando uma mensagem urgente está direcionada para alguém que está indisponível durante alguns dias. As sugestões para correio fazem-no.

11.Ignore as conversações: Vale a pena ignorar algumas conversações. Com um simples clique, o Outlook move todas as mensagens de correio eletrónico existentes e novas numa conversação para a pasta de itens eliminados. A opção de limpeza deixa apenas a última conversa por correio eletrónico com todos os comentários intactos. Com o Gmail, os utilizadores podem silenciar uma conversação, mas esta capacidade não é facilmente detetada e não funciona se o destinatário for adicionado novamente à linha Para.

12.Partilha e delegação de calendários: Alguns assistentes administrativos que gerem múltiplos calendários afirmam que trabalhar com o Google Calendar é uma experiência dolorosa. Com o Google Calendar, pode partilhar todos os detalhes no calendário ou apenas a agenda da disponibilidade. O Outlook permite-lhe a si ou a alguém a quem delegue a gestão do seu calendário decidir o nível de detalhe a partilhar.
Nem todos usavam o Outlook da mesma forma. Mas independentemente da sua função e organização, o Outlook fornece essencialmente a capacidade de o utilizar de uma forma que o torna mais produtivo.